QUÉ SON LOS LIBROS CONTABLES?

Definición: Los libros contables son aquellos archivos o documentos donde se plasma la información financiera de la empresa, operaciones que se realizan durante un periodo de tiempo determinado, y los cuales hay que legalizar de manera periódica.

Los libros contables pueden ser de carácter obligatorio o voluntario. Los libros obligatorios son:

LIBRO DIARIO

LIBRO DE INVENTARIO Y CUENTAS ANUALES

LOS LIBROS CONTABLES VOLUNTARIOS SON:

LIBRO MAYOR

LIBROS AUXILIARES

Según el Código de Comercio, todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada que permita el orden cronológico de sus operaciones.

Los empresarios deberán conservar los libros contables y cualquier documentación relativa durante seis años, además de legalizar los libros mediante su presentación en el Registro Mercantil donde la empresa tenga su domicilio social.

El fin de legalizar los libros contables es el de sellar la información presentada, de manera que no sea posible su manipulación posteriormente.

A parte de los libros contables, recordad que existen otros libros de carácter obligatorio cuya presentación no es periódica, como por ejemplo: el libro de registro de socios, libro de actas o libro de acciones nominativas, los cuales se legalizan una única vez al comienzo de la actividad de la empresa.

PLAZO DE PRESENTACIÓN DE LOS LIBROS OFICIALES

 La presentación de los libros contables obligatorios se debe realizar en el plazo de 4 meses contados desde el cierre el ejercicio contable. Por ejemplo, si una empresa cierra su ejercicio el 31 de diciembre, podrá presentar sus libros contables en plazo legal hasta el 30 de abril del siguiente año.

 Forma de presentación de los libros oficiales

 Los libros contables se podrán presentar por diferentes métodos:

Papel: libros encuadernados con páginas enumeradas para evitar modificaciones en la composición.

Soporte magnético: entrega de cd o dvd que contenta la información a legalizar.

Presentación por vía telemática: a través de la web del Colegio de Registradores y disponiendo siempre de firma electrónica.

La información que debe contener este libro es:

• La cantidad de artículos inventariados al inicio del periodo contable.(Generalmente son los inventarios y los activos fijos).
• El nombre y código de las cuentas y las subcuentas que conforman los rubros anteriormente descritos.
• El valor que corresponde al valor unitario de cada artículo.
• El valor parcial de las operaciones.
• El valor total correspondiente a cada cuenta.

A continuación se presenta un formato

CANTIDAD

CUENTA

VALOR UNITARIO

VALOR PARCIAL

VALOR TOTAL

ACTIVO

CAJA

Caja General

MERCANCÍAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA

TERRENOS

Lotes

EQUIPOS DE OFICINA

Escritorios

Sillas

Archivadores

TOTAL ACTIVO

PASIVO

PATRIMONIO

APORTES SOCIALES

Cuotas o partes de interés social

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO

En este libro se registra en primer lugar el inventario y luego se registra el Balance General correspondiente.

Legalidad contable: Los libros de contabilidad deben conservarse por lo menos diez años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o comprobante.

Libro Diario

Es un libro principal, denominado también “diario columnario”, en él se registran en orden cronológico todos los comprobantes de diario elaborados por la empresa durante el mes. Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros débitos y créditos, trasladándolos al libro mayor.

En este libro se encuentra información como:

• La fecha completa del día en el cuál se realizó el comprobante de diario.
• La descripción del comprobante.
• La totalidad de los movimientos débito y crédito de cada cuenta
• Los saldos finales de cada cuenta y su traslado a las cuentas del mayor.

Todos los comerciantes deben conformar su contabilidad en libros y registros contables de acuerdo con la normatividad del código del comercio y las disposiciones legales.

Libro Mayor y Balances

Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el movimiento mensual de las cuentas en forma sintética. La información que en él se encuentra se toma del libro Diario y se detalla analíticamente en los libros auxiliares.

En él se encuentra la siguiente información:

• La cuenta y su respectivo código (Este código es según el plan de cuentas de la empresa).
• El saldo anterior de cada una de las cuentas que lo tengan.
• El movimiento débito o crédito de cada cuenta.
• Las operaciones mensuales.
• Los saldos finales para la elaboración de los Estados financieros.

Libros auxiliares

Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analítica y detallada los valores e información registrada en los libros principales. Cada empresa determina el número de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar.

En ellos se encuentra la información que sustenta los libros mayores y sus aspectos más importantes son:

• Registro de las operaciones cronológicamente.
• Detalle de la actividad realizada.
• Registro del valor del movimiento de cada subcuenta

Tipos de libros auxiliares

• Cuentas de control: En estos libros se detalla y amplía la información de una cuenta en varias subcuentas, para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta.
• Subcuentas: Este es el que sustenta la información presentada en los libros mayores y diario y contiene los valores correspondientes a las subcuentas y sus auxiliares.
• Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de compras y ventas donde se registran en forma detallada la información solicitada por la administración de impuestos.
• Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentas por pagar que se tiene con terceros y las cuentas por cobrar.

Existen otros libros que tienen el resto de la información financiera de la empresa, como el libro de actas y registro de socios, el libro fiscal, el registro de facturación etc.

En la normativa del código de comercio de cada país se encontrará información detallada acerca de la legalización y demás disposiciones concernientes a los libros de contabilidad.