MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el quehacer cotidiano de las diferentes áreas de una empresa.

En los manuales de procedimientos son consignados, metódicamente tanto las acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de la empresa. Además, con los manuales puede hacerse un seguimiento adecuado y secuencial de las actividades anteriormente programadas en orden lógico y en un Tiempo definido.                                   

Los procedimientos, en cambio, son una sucesión cronológica y secuencial de un conjunto de labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.

Todo procedimiento implica, además de las actividades y las tareas del personal, la determinación del tiempo de realización, el uso de recursos materiales, tecnológico y financiero, la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr un eficiente y Eficaz desarrollo en las diferentes operaciones de una empresa.

UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS es una guía con el propósito de establecer la secuencia de pasos para que una empresa, organización o área consiga realizar sus funciones.

Así como definir el orden, tiempo establecido, reglas o políticas y responsables de las actividades que serán desempeñadas.

Bien definido, un manual de procedimientos es una herramienta muy útil, con la que se introducirá rápidamente a las personas a entender y realizar sus actividades.

Veamos solamente los casos de Starbucks o McDonalds, que son empresas que ha apostado mucho por tener sus procedimientos estandarizados y bien definidos para que puedan ser igualmente implementados en cualquiera de sus muchas sucursales.

Mal implementado y sin una estrategia para su elaboración e implementación, nos llevará a generar documentos que con el tiempo nadie utilizará y quedarán guardados y sin actualizar.

UN PROCEDIMIENTO 

Es una serie de pasos bien definidos para conseguir un objetivo específico.

Existen diferentes ámbitos en los que se conciben los procedimientos, ejemplos son:

– Administrativos

– Judiciales

– Médicos

– Informáticos

– De actuación

– Entre otros

En nuestro caso nos enfocaremos a procedimientos administrativos, que están relacionados con la gestión de empresas.

UN PROCESO 

Es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas que al interactuar juntas, convierten los elementos de entrada en resultados.

La diferencia radica en que un proceso puede seguir uno o más procedimientos.

Por ejemplo, si tengo hambre, podría ordenar comida a domicilio.

Este es un proceso que implica actividades como:

1. Llamar por teléfono

2. Ordenar comida

3. Preparar la comida por el establecimiento

4. Empaquetarla para llevar

5. Hacer la entrega

6. Cobrar el pedido

Un procedimiento que sigue este proceso es el de preparar la comida.

Dado que cada platillo es preparado diferente, el cocinero o chef tendrá un receta de la cual se guíe para prepararlo.

Por lo tanto los procesos tienen un alcance más general y comúnmente interviene varias personas.

Los procedimientos son más específicos, detallan como proceder para la ejecución de cualquier tarea.

Es entonces valido que en lugar de definir solo procedimientos, podamos generalizar más y establecer un manual de procesos y procedimientos.

LAS VENTAJAS DE CONTAR CON MANUALES DE PROCEDIMIENTOS SON:

·         Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal.

·         Auxilian en la inducción al puesto.

·         Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

·         Facilitan la interacción de las distintas áreas de la empresa.

·         Indican las interrelaciones con otras áreas de trabajo.

·    Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen para el   desarrollo de las actividades de rutina.

·    Permiten una adecuada coordinación de actividades a través de un flujo eficiente de la   información.

·         Proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al personal.

·         Proporcionan una visión integral de la empresa al personal.

·    Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y desempeños de los empleados involucrados en un determinado procedimiento.

·         Son guías del trabajo a ejecutar.

Tomado de http://softgrade.mx/como-hacer-un-manual-de-procedimientos/