MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el quehacer cotidiano de las diferentes áreas de una empresa.

En los manuales de procedimientos son consignados, metódicamente tanto las acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de la empresa. Además, con los manuales puede hacerse un seguimiento adecuado y secuencial de las actividades anteriormente programadas en orden lógico y en un Tiempo definido.                                   

Los procedimientos, en cambio, son una sucesión cronológica y secuencial de un conjunto de labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.

Todo procedimiento implica, además de las actividades y las tareas del personal, la determinación del tiempo de realización, el uso de recursos materiales, tecnológico y financiero, la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr un eficiente y Eficaz desarrollo en las diferentes operaciones de una empresa.

UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS es una guía con el propósito de establecer la secuencia de pasos para que una empresa, organización o área consiga realizar sus funciones.

Así como definir el orden, tiempo establecido, reglas o políticas y responsables de las actividades que serán desempeñadas.

Bien definido, un manual de procedimientos es una herramienta muy útil, con la que se introducirá rápidamente a las personas a entender y realizar sus actividades.

Veamos solamente los casos de Starbucks o McDonalds, que son empresas que ha apostado mucho por tener sus procedimientos estandarizados y bien definidos para que puedan ser igualmente implementados en cualquiera de sus muchas sucursales.

Mal implementado y sin una estrategia para su elaboración e implementación, nos llevará a generar documentos que con el tiempo nadie utilizará y quedarán guardados y sin actualizar.

UN PROCEDIMIENTO 

Es una serie de pasos bien definidos para conseguir un objetivo específico.

Existen diferentes ámbitos en los que se conciben los procedimientos, ejemplos son:

– Administrativos

– Judiciales

– Médicos

– Informáticos

– De actuación

– Entre otros

En nuestro caso nos enfocaremos a procedimientos administrativos, que están relacionados con la gestión de empresas.

UN PROCESO 

Es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas que al interactuar juntas, convierten los elementos de entrada en resultados.

La diferencia radica en que un proceso puede seguir uno o más procedimientos.

Por ejemplo, si tengo hambre, podría ordenar comida a domicilio.

Este es un proceso que implica actividades como:

1. Llamar por teléfono

2. Ordenar comida

3. Preparar la comida por el establecimiento

4. Empaquetarla para llevar

5. Hacer la entrega

6. Cobrar el pedido

Un procedimiento que sigue este proceso es el de preparar la comida.

Dado que cada platillo es preparado diferente, el cocinero o chef tendrá un receta de la cual se guíe para prepararlo.

Por lo tanto los procesos tienen un alcance más general y comúnmente interviene varias personas.

Los procedimientos son más específicos, detallan como proceder para la ejecución de cualquier tarea.

Es entonces valido que en lugar de definir solo procedimientos, podamos generalizar más y establecer un manual de procesos y procedimientos.

LAS VENTAJAS DE CONTAR CON MANUALES DE PROCEDIMIENTOS SON:

·         Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal.

·         Auxilian en la inducción al puesto.

·         Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

·         Facilitan la interacción de las distintas áreas de la empresa.

·         Indican las interrelaciones con otras áreas de trabajo.

·    Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen para el   desarrollo de las actividades de rutina.

·    Permiten una adecuada coordinación de actividades a través de un flujo eficiente de la   información.

·         Proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al personal.

·         Proporcionan una visión integral de la empresa al personal.

·    Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y desempeños de los empleados involucrados en un determinado procedimiento.

·         Son guías del trabajo a ejecutar.

Tomado de http://softgrade.mx/como-hacer-un-manual-de-procedimientos/

PROYECTO PRODUCTIVO SENA

ANÁLISIS FINANCIERO

BALANCE GENERAL

Muestra sus activos (lo que posee) y sus pasivos (lo que debe) en un momento dado. Es como una FOTOGRAFÍA que muestra la situación financiera de la empresa en un momento determinado del tiempo. Balance General Es el documento en el cual se describe la posición financiera de la empresa en un momento dado.

Indica las inversiones realizadas por la empresa bajo la forma de Activos y los medios a través de los cuales se financiaron dichos activos. Si los fondos se obtuvieron mediante la venta de acciones - Capital Contable. Si los fondos se obtuvieron bajo la modalidad de préstamos –Pasivos. Balance General

ESTRUCTURA BALANCE GENERAL Balance General Activos Pasivos Patrimonio Activos Corrientes Activos Fijos Otros Activos Pasivos corrientes Pasivos a Largo plazo Otros Pasivos Capital Utilidades retenidas Utilidades del periodo Anterior

Son todos los bienes que tiene la empresa y todo lo que posee valor El dinero en caja El dinero en los bancos. Cuentas por cobrar Materias primas en existencia o almacén Máquinas y equipos Los vehículos Los muebles y enseres Construcciones y terrenos Balance General ACTIVOS ACTIVOS:




Activos Balance General ACTIVOS Activos Corrientes Activos Fijos Otros Activos

Activos Balance General ACTIVOS Activos Corrientes Activos Fijos Otros Activos Son los activos que son más fáciles en convertir en dinero en efectivo durante el período normal de operaciones del negocio. Caja y Bancos Cuentas por Cobrar Inventarios - Materias Primas - Producción en Proceso - Producción Terminada




Activos Balance General ACTIVOS Activos Corrientes Activos Fijos Otros Activos Es el valor de aquellos bienes muebles e inmuebles que la empresa posee y que le sirven para desarrollar sus actividades Maquinarias y Equipos Vehículos Muebles y Enseres Construcciones Terrenos Se Deprecian



Activos Balance General ACTIVOS Activos Corrientes Activos Fijos Otros Activos Son aquellos que no califican, ni como circulantes, ni como fijos, pero que son propiedades que la Organización. Gastos pagados adelantado Alquileres Patentes Seguros Papelería, etc.




Pasivos Balance General PASIVOS Pasivos Corrientes Pasivos A largo Plazo Otros Pasivos PASIVOS: Es todo lo que la empresa debe.

Pasivos Balance General PASIVOS Pasivos Corrientes Pasivos A largo Plazo Otros Pasivos Son aquellos pasivos que la empresa debe pagar en un período menor a un año Sobre giros Obligaciones bancarias Cuentas p/pagar a proveedores Anticipos Otras cuentas p/pagar Prestaciones sociales p/pagar Impuestos p/pagar Asignaciones a proyectos, etc.

Pasivos Balance General PASIVOS Pasivos Corrientes Pasivos A largo Plazo Otros Pasivos Los pasivos a largo plazo están representado por los adeudos cuyo vencimiento sea posterior a un año Hipotecas Tenedores de Bonos Créditos

Pasivos Balance General PASIVOS Pasivos Corrientes Pasivos A largo Plazo Otros Pasivos Otros pasivos, se refiere a los pasivos que no se clasifican como corrientes, ni como a largo plazo. Préstamos sin interés, ni fecha específica de cancelación y alquileres o arrendamientos cobrados por anticipado.

Balance General PATRIMONIO Patrimonio Capital Utilidades retenidas Utilidades del periodo Anterior Es el conjunto de bienes, derechos y obligaciones que posee una unidad económica en una fecha determinada. PATRIMONIO:

Balance General PATRIMONIO Patrimonio Capital Utilidades retenidas Utilidades del periodo Anterior Es la inversión inicial y aportes posteriores que hayan realizado los dueños o accionistas de la empresa para la constitución y operación de la misma.

Balance General PATRIMONIO Patrimonio Capital Utilidades Retenidas Utilidades del periodo Anterior Las ganancias que la empresa va teniendo en el tiempo, las cuáles se van acumulando. Se pueden capitalizar (convertirse en Capital) o distribuirse a los dueños a través del pago de dividendos.

Balance General PATRIMONIO Patrimonio Capital Utilidades Retenidas Utilidades del periodo Anterior Es el valor de las utilidades obtenidas por la empresa en el período inmediatamente anterior.

Balance General RELACIÓN ACTIVO-PASIVO-PATRIMONIO ACTIVOS (riqueza) PASIVOS (deudas) CAPITAL NETO = ACTIVOS - PASIVOS PERSONA NATURAL



Balance General RELACIÓN ACTIVO-PASIVO-PATRIMONIO PERSONA JURÍDICA ACTIVOS (lo que le pertenece) PASIVOS (deudas con terceros) PATRIMONIO = ACTIVOS - PASIVOS PATRIMONIO (deudas con accionistas)


Balance General ECUACIÓN PATRIMONIAL Es la resultante de comparar el activo y el pasivo de una empresa, con el objeto de obtener el valor del Patrimonio y Capital. Contablemente debe existir equilibrio entre las cuentas reales de Activo, de Pasivo y de Patrimonio de una empresa. Para determinar el equilibrio entre estas cuentas, se utiliza una fórmula matemática que da a conocer, independientemente, el valor del Activo, del pasivo o del Patrimonio Activos Pasivos = Patrimonio + Activos Pasivos = Patrimonio - Activos Pasivos = Patrimonio - ECUACION PATRIMONIAL O DE EQUILIBRIO



Balance General ECUACIÓN PATRIMONIAL EJEMPLO: El 10 de Abril El señor xy tiene 3.000 BsF en Bancos y no tiene deudas a su cargo. La ecuación patrimonial se representa así: El 15 de Abril compra al contado muebles por 1.000 BsF y cancela con cheque. La ecuación patrimonial se modifica así:

Balance General Comparativo: TIPOS Estado financiero en el que se comparan los diferentes elementos que lo integran en relación con uno o más periodos, con el objeto de mostrar los cambios ocurridos en la posición financiera de una empresa y facilitar su análisis.

Ejemplo del Balance General

Tomado de monografias.com

Nómina

Se conoce por nómina los pagos mensuales o quincenales que las empresas o empleadores deben realizar a los trabajadores que tiene vinculados mediante contrato de trabajo, pagos que comprenden el salario, comisiones, horas extras, recargos nocturnos, festivos, dominicales, descuentos, etc.

En la nómina se incluyen también las prestaciones sociales, los aportes a seguridad social y los aportes parafiscales cuando ya lugar a ellos.

Nómina para el año 2018

Estos son los datos vigentes para el año 2017:

• Salario mínimo $781.242
• Auxilio de transporte $88.211
• Salario mínimo integral $10.156.146 ($7.812.420 salario y $2.343.726 factor prestacional)

Aportes parafiscales:

• Sena 2%
• ICBF 3%
• Cajas de Compensación Familiar 4%

Cargas Prestacionales

• Cesantías 8.33%
• Prima de servicios 8.33%
• Vacaciones 4.17%
• Intereses sobre las Cesantías 1% mensual

Consulte los siguientes artículos:

• Prima de servicios
• ¿Qué son las cesantías?
• Intereses sobre cesantías
•  

Seguridad social

Salud:

• Empresa 8.5%.
• Empleado 4%

Pensión:

• Empresa 12%
• Empleado 4%

Consulte: ¿Qué es la seguridad social?

Horas extras y recargo nocturno

• Hora trabajo nocturno: Hora ordinaria x 1.35
• Hora extra diurna que se realiza entre las 6:00 a.m y las 9:00 p.m: Hora ordinaria x 1.25
• Hora extra nocturna comprendido entre las 9:00 p.m. y las 6:00 a.m:Hora ordinaria x 1.75
• Hora ordinaria dominical o festivo: Hora ordinaria x 1.75
• Hora extra diurna en dominical o festiva: Hora ordinaria x 2.00
• Hora extra nocturna en dominical o festivo: Hora ordinaria x 2.50

Contrato de trabajo

A continuación presentamos lo más relevante relativo al contrato de trabajo en sus diferentes modalidades.

Contrato de trabajo a término fijo

El contrato de trabajo a término fijo debe constar siempre por escrito y su duración no puede ser superior a tres años, pero es renovable indefinidamente.

1. Si antes de la fecha del vencimiento del término estipulado, ninguna de las partes avisare por escrito a la otra su determinación de no prorrogar el contrato, con una antelación no inferior a treinta (30) días, éste se entenderá renovado por un período igual al inicialmente pactado, y así sucesivamente.
2. No obstante, si el término fijo es inferior a un (1) año, únicamente podrá prorrogarse sucesivamente el contrato hasta por tres (3) períodos iguales o inferiores, al cabo de los cuales el término de renovación no podrá ser inferior a un (1) año, y así sucesivamente.

PARÁGRAFO. En los contratos a término fijo inferior a un año, los trabajadores tendrán derecho al pago de vacaciones y prima de servicios en proporción al tiempo laborado cualquiera que éste sea. (ARTICULO 46 CST)

 

  

Contrato de trabajo a término indefinido:

1) El contrato de trabajo no estipulado a término fijo, o cuya duración no esté determinada por la de la obra, o la naturaleza de la labor contratada, o no se refiera a un trabajo ocasional o transitorio, será contrato a término indefinido.

2) El contrato a término indefinido tendrá vigencia mientras subsistan las causas que le dieron origen, y la materia del trabajo. Con todo, el trabajador podrá darlo por terminado mediante aviso escrito con antelación no inferior a treinta (30) días, para que el patrono lo reemplace. En caso de no dar aviso oportunamente o de cumplirlo solo parcialmente, se aplicará lo dispuesto en el artículo 8o., numeral 7o., para todo el tiempo, o para el lapso dejado de cumplir. (ARTICULO 47 CST)

Contrato de obra o labor

Corresponde al contrato que se firma por el tiempo que dura la laboral contratada. Es una forma de contrato a término fijo, puesto que se finaliza al finalizar la obra que dio origen al contrato.

Por ejemplo, si la empresa necesita construir una nueva bodega, firma un contrato con los trabajadores que necesite para la construcción, y el contrato terminará una vez finalice la construcción de la bodega.

Jornada de trabajo

La jornada de trabajo es la pactada por las partes, y en ausencia de ellas, se aplica a jornada máxima legal.

Consulte: Jornada de trabajo.

Trabajo ordinario y nocturno

1. Trabajo ordinario es el que se realiza entre las seis horas (6:00 a.m.) y las veintiuna horas (9:00 p.m.).
2. Trabajo nocturno es el comprendido entre las veintiuna horas (9:00 p.m.) y las seis horas (6:00 a.m.). ARTICULO 160 CST.

Consulte: Recargo nocturno

Horas extras

*Horas extras: horas adicionales a la jornada de trabajo.

Jornada de trabajo:

Diurna: 6:00 a.m – 9:00 p.m

Nocturna: 9:00 p.m – 6:00 a.m

-Las horas extras diurnas se pagan con un 25%, adicional al valor de la hora normal.

Ejemplo. Se tiene:

-Sueldo básico $480.000
-30 horas extras diurnas, calcular el valor de las horas extras.

Entonces:

480.000/240=2.000 que equivale al valor de una hora de trabajo.
Luego:

2.000*1.25=2500 que equivale al valor de la hora extra diurna.

Como en el mes hay 30 horas extras diurnas:

2.500*30=75.000 valor total de horas extras.

En resumen seria:

480.000*30*1.25/240=75.000

-Las horas extras nocturnas se pagan con un 75% adicional al valor de la hora normal.

Tomando los datos anteriores pero con horas extras nocturnas seria:

(480.000*30*1.75)/240 = 105.000 valor total horas extras nocturnas.

Recargo nocturno: existe recargo nocturno cuando se labora en horarios de

9:00 p.m a 6:00 a.m, y se calcula así:

Se tiene:

- sueldo básico: 480.000
- El empleado labora diariamente de 10:00 p.m a 6:00 a.m
- En el mes hay 4 dominicales.

Consulte: Trabajo extra o suplementario

Dominicales y festivos:

Se pagan con un 75% (1.75) adicional al valor de un día normal de trabajo.

Consulte:

• Trabajo dominical y festivo
• Descanso compensatorio remunerado por trabajo dominical

Salario

Remuneración que recibe el trabajador por servicios prestados en forma personal, en dinero o en especie.

El salario mínimo no es embargable pero puede ser embargado hasta en un cincuenta por ciento (50%) en favor de cooperativas legalmente autorizadas, o para cubrir pensiones alimenticias que se deban de conformidad con los artículos 411 y concordantes del Código Civil. El valor que exceda del salario mínimo será embargable hasta en una quinta parte.

Pagos que constituyen salario (Que son factor salarial)

Constituye salario no sólo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y comisiones. (ARTICULO 127 CST).

Pagos que no constituyen salario (Que no son factor salarial)

No constituyen salario las sumas que ocasionalmente y por mera liberalidad recibe el trabajador del empleador, como primas, bonificaciones o gratificaciones ocasionales, participación de utilidades, excedentes de las empresas de economía solidaria y lo que recibe en dinero o en especie no para su beneficio, ni para enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus funciones, como gastos de representación, medios de transporte, elementos de trabajo y otros semejantes.

Tampoco las prestaciones sociales de que tratan los títulos VIII y IX, ni los beneficios o auxilios habituales u ocasionales acordados convencional o contractualmente u otorgados en forma extralegal por el {empleador}, cuando las partes hayan dispuesto expresamente que no constituyen salario en dinero o en especie, tales como la alimentación, habitación o vestuario, las primas extralegales, de vacaciones, de servicios o de navidad. (ARTICULO 128 CST)

Consulte:

• Pagos laborales que no constituyen salario
• Importante recordar que los pagos no constitutivos de salario no pueden superar el 40%.

Explicación

Salario: Sueldo básico + auxilio de transporte + horas extras + c omisiones + viáticos.

*Sueldo Básico: Asignación básica mensual que se le da a la persona.

*Auxilio de transporte: tienen derecho al auxilio de transporte quienes devenguen un salario fijo, igual o inferior a 2 veces el S.M.L.V; su objetivo es que le trabajador cobre parte del desplazamiento entre el sitio de trabajo y su lugar de residencia.

Deducciones.

Valores que se aplican con descuentos, pueden existir deducciones por concepto de libranzas, embargos judiciales entre otras, pero independiente de ello, deducciones obligatorias para el trabajador como los aportes a la seguridad a la seguridad social y las retenciones.

También están dentro de las deducciones lo que la empresa debe descontar al trabajador por concepto de aportes a salud y pensión.

Consulte en detalle: Deducciones de nómina

Apropiaciones:

No son impuestos ni contribuciones, constituyen una obligación para el empleador por el hecho de tener una vinculación laboral.

1. Cajas de Compensación Familiar
   2. Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)
   3. Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF)

Seguridad social: la ley 100/93 creo en Colombia el sistema de Seguridad Social Integral (SSSI) constituido por tres regimenes:

• Régimen Pensional
• Régimen salud
• Régimen Riesgos Profesionales.

Régimen Pensional: Ampara al trabajador contra contingencias de vejez, invalidez y muerte.

El aporte es del 16% sobre el salario del trabajador repartido así:

• Empleador: 12%
• Trabajador: 4% sobre su salario.

Adicionalmente el trabajador debe aportar lo siguiente por concepto de fondo de solidaridad pensional:

• Quienes tenga un ingreso mensual igual o superior a cuatro salarios mínimos paga un 1.0% adicional al obligatorio para pensiones.
• Quienes devengue entre 16 y 17 salarios mínimos pagan un 1.20% adicional al obligatorio para pensiones.
• Quienes devengue entre 17 y 18 salarios mínimos pagan un 1.40% adicional al obligatorio para pensiones.
• Quienes devengue entre 18 y 19 salarios mínimos pagan un 1.60% adicional al obligatorio para pensiones.
• Quienes devengue entre 19 y 20 salarios mínimos pagan un 1.80% adicional al obligatorio para pensiones.
• Quienes devengue más de 20 salarios mínimos pagan un 2.0% adicional al obligatorio para pensiones.

Consulte: Fondo de solidaridad pensional

Régimen de Salud: Protege al trabajador contra contingencias de enfermedad o maternidad.

El aporte es del 12.5% sobre el salario del trabajador repartido así:

• Empleador: 8.5%
• Trabajador: 4% sobre su salario.

-Régimen de Riesgos Profesionales: Protege al trabajador contra accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, el aporte depende del nivel de riesgo y lo paga todo el empleador. Las empresas utilizan por lo general el 0,522%.

En la liquidación de la nómina se tienen en cuenta los siguientes conceptos.

*Cesantías: Valor reconocido al empleado por cada año de servicio continuo prestado a la empresa o proporcional si se retira antes del año.

Fórmula para liquidar cesantías:

Salario* número de días trabajados /360.
El empleador consigna cada mes el 8,33% del total devengado.

*Vacaciones:

Formula:

Salario * número de días trabajados /720

El empleador consigna cada mes el 4,17% del total devengado.

*Intereses Sobre Cesantías: Todo empleador debe pagarle al trabajador unos intereses anuales por las cesantías, y son del 12% anual sobre el monto de las cesantías, se depositan al fondo hasta el 15 de febrero.

Liquidación:

I = Cesantías * Días Trabajados * 12% /360

*Prima de servicios: Se pagan 15 días en junio-15 días en diciembre, el aporte es del 8,33% sobre el total devengado.

Salario * número de días trabajados /360.

Nota: El auxilio de transporte solamente se incluye para el cálculo de la prima de servicios y el auxilio de cesantías; para los demás conceptos no se tiene en cuenta, es decir que se resta.

Consulte con más detalle: Apropiaciones de nómina

Aportes parafiscales

*Cajas de Compensación Familiar: Son entidades sin ánimo de lucro encargadas de pagar el subsidio familiar y de brindar recreación y bienestar social a los trabajadores y a quienes de él dependa.

El aporte es del 4% del monto total de la nómina mensual (total devengado), lo hace el empleador.

*Servicio nacional de Aprendizaje (SENA): Es una entidad estatal encargada de la preparación e instrucción a los trabajadores de aquellas empresas obligadas a contratar aprendices para labores u oficios que requieran formación profesional metódica.

El aporte al SENA es del 2% sobre el monto total de la nómina mensual (total devengado), lo hace el empleador.

*Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF): Es un establecimiento público de orden nacional que se encarga de la creación y el mantenimiento de centros para la atención integral al pre-escolar menor de 7 años hijos de cualquier trabajador oficial o particular, el ICBF se encarga principalmente de la atención a la niñez desamparada.

El aporte es del 3% sobre el monto total de la nómina mensual (total devengado).

Tomado de gerencie.com